Hoy en día, la mayor parte de las empresas, de las personas emprendedoras o, incluso, de aquellas personas que necesitan llevar a cabo algún trámite, necesitan del acompañamiento de profesionales ante las administraciones públicas. Esto, debido a que muchos de estos procesos requieren de conocimientos específicos en términos legales y de regulación, a la vez que implican mucho tiempo.
Es entonces donde aparece el perfil profesional del gestor administrativo. A continuación, vamos a contarte cuáles son las funciones de un gestor administrativo y por qué acudir a estos profesionales.
Áreas de actuación de los gestores administrativos
Antes de pasar a las funciones específicas de los gestores, debemos hacer referencia a sus áreas de actuación. En la actualidad, la mayor parte del trabajo de estos profesionales se relaciona a estos ámbitos:
La Dirección General de Tráfico
En lo que respecta a vehículos, los gestores administrativos se encargan de llevar a cabo las transferencias entre los compradores y los vendedores. También pueden ejercer matriculando vehículos nuevos o cancelando la reserva de dominio.
La Agencia Tributaria
Los gestores administrativos se pueden ocupar de toda la documentación necesaria para el pago de impuestos correspondientes a Hacienda. Aquí se incluyen los impuestos de donaciones y sucesiones, los impuestos de transmisión, los impuestos de sociedades, entre otros.
La Seguridad Social
Otro de las funciones más frecuentes de ejercicio de los gestores administrativos es el vinculado a la Seguridad Social. Los trámites en este punto pueden estar relacionados a las solicitudes de jubilación y pensión, los certificados de vida, las altas y bajas de trabajadores y las liquidaciones.
El Registro de la Propiedad
Los gestores administrativos están capacitados para operar en el Registro de la Propiedad, gestionando la documentación que las personas o empresas necesitan para obtener escrituras, certificaciones e inscripciones, como así también para obtener toda la información necesaria sobre los inmuebles.
El Registro Civil
Actuando en el Registro Civil, las funciones del gestor administrativo se relacionan a la tramitación de certificados de nacimiento, de matrimonio, de defunción, como así también de empadronamiento, testamentos, pasaportes, últimas voluntades o cambios de apellidos.
Ámbito de la vivienda
En el ámbito particular de lo relacionado a la vivienda, los gestores pueden tramitar impuestos, hipotecas, contratos de compraventa y otros contratos de interés.
La Oficina de Patentes y Marcas
Por último, toda empresa que desarrolla nuevos productos o marcas busca proteger su propiedad intelectual. Para esto, debe inscribirse en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Este es otro ámbito de ejercicio de los gestores administrativos, debido a que estos se encargan de llevar adelante estos trámites.
¿Cuáles son las funciones de un gestor administrativo?
Ampliando lo mencionado con anterioridad, podemos decir que los gestores administrativos son profesionales que cuentan con conocimientos que les permiten motorizar y agilizar los procesos administrativos. Algunas de las principales funciones de un gestor administrativo son las siguientes.
Registro y clasificación de documentos
Una de las principales funciones del gestor administrativo tiene que ver con el registro y la clasificación de documentos y comunicaciones. Esto, debido a que se encarga del archivo de facturas, notificaciones de Hacienda y Seguridad Social, albaranes, requerimientos judiciales, etcétera.
Trámites de tesorería
Los trámites de tesorería son tareas sensibles que deben estar todo el tiempo aprobadas y supervisadas por superiores. Se trata de la gestión del flujo de caja, tanto de entrada como de salida, asegurando liquidez a la empresa en los pequeños gastos corrientes.
Elaboración de documentos
Además de las funciones del gestor administrativo mencionadas con anterioridad, la elaboración de documentos es una de las más comunes. Aquí se pueden incluir documentos tales como las comunicaciones internas para empleados, las cartas, las comunicaciones externas para usuarios o clientes, entre otros. En general, son documentos que necesitan de determinados saberes técnicos para saber cómo elaborarlos de forma correcta. Por eso, el gestor administrativo es el profesional más idóneo para garantizarlo.
Gestiones administrativas indicadas por otros departamentos
Por último, otra de las funciones del gestor administrativo es la realización de gestiones administrativas del día a día de las personas o de las empresas. Estas tareas pueden ir desde la recepción y clasificación de correspondencia importante hasta la presentación de declaraciones en Hacienda. En todos los casos, se necesita de un profesional autorizado para poder efectuar estas tareas.
Consultoría
Junto con las funciones y áreas de empleo mencionadas con anterioridad, los gestores administrativos pueden también trabajar para una consultoría encargada de llevar a cabo trámites empresariales o de forma autónoma para prestar la ayuda necesaria a quienes puedan necesitar este tipo de servicios. Un ejemplo de esto es el de las personas que tramitan ciudadanías, certificados de divorcio o defunción, compras de bienes inmuebles, entre otros.
Para todo esto, los gestores administrativos deben tener aptitudes como una buena capacidad de comunicación, capacidad de liderazgo, habilidades para la negociación, eficiencia y capacidad de organización, buena gestión del tiempo, capacidad de trabajo en equipo, sentido de la responsabilidad, curiosidad e interés por actualizarse respecto de los nuevos marcos normativos, entre otras.
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